Avtal och juridik för småföretag: en guide

Så uppstår ett bindande avtal – erbjudande, accept och moterbjudande

Huvudregeln i avtalsrätten är att avtal ska hållas – pacta sunt servanda. Rättssäkerheten kräver att du normalt kan lita på en underskrift.

Ett avtal kan börja som ett erbjudande eller ett moterbjudande. Skyjack, Inc. skriver i sina försäljningsvillkor att dokumentet med villkoren är ett erbjudande eller moterbjudande från säljaren – och uttryckligen inte ett godkännande av köparens erbjudande. Din inköpsorder blir därmed inte automatiskt det avtal som gäller.

Skyjacks villkor avvisar alla tillägg eller avvikande villkor från köparen och anger att säljaren inte är villig att sälja på andra villkor än sina egna. När två parters villkor krockar är det avgörande vilken handling som faktiskt accepterades.

Ett erbjudande kan löpa ut. Enligt Skyjacks villkor upphör erbjudandet automatiskt 30 kalendardagar efter sitt datum om köparen inte har accepterat det dessförinnan. Säljaren kan återkalla erbjudandet fram till dess att det har accepterats.

Accepten kan knytas till en bestämd dag. Enligt IASA Säkerhetsakademins allmänna villkor för partnerprogrammet innebär accepten av villkoren att ett bindande avtal ingås, och Startdatum definieras där som datumet för accepten.

Innan arbete eller leverans påbörjas bör du kunna svara på vilket dokument som är motpartens erbjudande, vilka villkor som gäller och vem som har accepterat dem. Har du redan levererat eller fortsatt arbetet är det svårt att i efterhand hävda att du aldrig sagt ja till motpartens villkor.

Villkor, orderbekräftelser och skriftlighet – så får du in dina villkor

Allmänna villkor blir en del av avtalet först om de har införlivats vid avtalsslutet. Skyjack Hebebühnen GmbH anger i sina villkor att de gäller om de har tagits in på ett verksamt sätt vid tiden för avtalets ingående. Hänvisningen måste finnas med i offerten eller orderbekräftelsen, inte läggas till i efterhand.

Avvikande motpartsvillkor kan avvisas. Samma villkor säger att avvikande, motstridiga eller kompletterande kundvillkor inte blir avtalsinnehåll om inte säljaren uttryckligen samtycker. Varje avvikelse kräver båda parters samtycke och skriftlig bekräftelse.

Sidoverenskommelser ska enligt samma villkor bekräftas skriftligt. Det gäller uppgörelser som träffas vid sidan av själva avtalstexten. Utan skriftlig bekräftelse är det svårt att visa vad som egentligen avtalades.

Endast skriftlig bekräftelse gör uppgifter bindande. Skyjacks villkor anger att ritningar, mått, vikter och andra prestandauppgifter samt leveransdatum, tidsfrister och priser blir bindande bara om säljaren har bekräftat dem skriftligt. Kontrollera därför att priset och datumet du planerar utifrån står i den skriftliga bekräftelsen.

Villkor kan ändras genom publicering. Skyjack får ändra sina villkor genom att lägga ut dem på sin webbplats minst tio dagar innan de nya villkoren börjar gälla. Köparens fortsatta fullgörande utan skriftlig invändning före ikraftträdandet innebär att ändringen godtas. Har motparten en sådan klausul kan villkoren ändras utan ny underskrift.

Skillnader mellan säljarens och köparens villkor

Definitioner och tolkning – bygg bort otydligheterna

Definiera parterna. I IASA:s allmänna villkor betyder Företaget, vi och oss IASA Säkerhetsakademin AB, ett företag registrerat i Sverige med organisationsnummer 559435-6171. Affiliate, du och dina betyder den individ eller organisation som ansluter till programmet och accepterar villkoren.

Korta definitioner löser praktiska gränsdragningar. Samma villkor definierar Arbetsdag som helgfri vardag, Startdatum som datumet för accepten, Avtalstid som den tid villkoren gäller och Nuvarande period som den period parterna befinner sig i vid varje tillfälle.

Immateriella rättigheter definieras i samma avsnitt som alla rättigheter i ett upphovsrättsskyddat arbete, varumärke, patent eller design, med hänvisning till regler och lagstiftning för upphovsrätt och varumärkesskydd. Även Konfidentiell information definieras i definitionsavsnittet.

Uppdragsbeskrivningen kan fylla samma funktion för tjänster. Hos Aptean betyder Uppdragsbeskrivning ett avtal mellan parterna som anger avtalad omfattning av professionella tjänster, leverabler, uppskattade timmar och arbetsinsatser, faktureringstariffer och annan prissättningsinformation, projektplan och uppskattat leveransdatum.

Lägg definitionerna i ett eget numrerat avsnitt och återanvänd samma begrepp i resten av avtalet. En definition kan i sin tur peka vidare till en särskild klausul, som när Avtalstid beskrivs i en egen paragraf – kontrollera att klausulen du hänvisas till verkligen säger det du tror.

Ansvar och ansvarsbegränsningar – vad du bör granska extra noga

Läs ansvarsklausulen i tre steg: vad är undantaget från begränsningen, vad omfattas av begränsningen, och vilka tidsfrister gäller för att göra anspråk. Undantagen är ofta det enda som ligger utanför en i övrigt vidsträckt begränsning.

Aptean inleder sin ansvarsbegränsning med undantag för personskada eller dödsfall som orsakats av licensgivarens eller licensgivarrelaterade parters oaktsamhet, och undantag för vad som följer av tvingande lag. Tvingande lag går alltså före avtalsbegränsningen, medan allt utanför undantagen ligger inom ramen för begränsningen.

Vid extremt långtgående friskrivningar i villkoren kan jämkning enligt 36 § avtalslagen (1915:218) åberopas. Granska friskrivningarna mot 36 § innan du signerar.

Klausuler kan flytta kostnader. Skyjacks villkor anger att priset är exklusive mervärdesskatt och att transportkostnader, transportförsäkring, förpackning, avgifter och tull betalas av köparen och faktureras separat. Priset i offerten är därför inte samma sak som din totalkostnad.

Motparten kan också ha rätt att ändra priset. Skyjacks villkor tillåter prishöjning om det går mer än sex veckor mellan avtalets ingående och avtalat leveransdatum, eller mellan ingåendet och den faktiska leveransen, och löner, materialkostnader eller marknadsmässiga inköpspriser stiger.

Köparen har samtidigt rätt att fränträda avtalet om höjningen inte bara obetydligt överstiger ökningen av levnadskostnaderna mellan beställning och leverans. Läs därför både motpartens rätt att höja priset och din egen rätt att komma ur avtalet.

Utöver avtalets ansvarsbegränsning avgör företagsförsäkringen vad en skada faktiskt kostar dig. Enligt 8 kap. 12 § FAL kan ersättningen sättas ned om en säkerhetsföreskrift har åsidosatts – som ett brandlarm som inte har servats på tre år. En väl dokumenterad skadeanmälan som visar att larmet utlöste vid brandtillfället kan flytta tillbaka stora delar av ersättningen.

Fördelar och nackdelar med prishöjning i avtal

Immateriella rättigheter och konfidentiell information

Var resultatet hamnar beror på vad som står i avtalet. Bestäm vem som äger det arbete som tas fram och vad motparten får använda det till, till exempel i vilken omfattning och under hur lång tid. Utan en sådan reglering blir frågan om rättigheterna aktuell först när någon vill använda resultatet.

Definitionen av Immateriella rättigheter i IASA:s villkor omfattar upphovsrätt, varumärke, patent och design. Kontrollera att den är tillräckligt bred för det du faktiskt levererar.

Avtalslagen gäller även avtal om överlåtelse eller upplåtelse av upphovsrätt. I SOU 2010:24 Avtalad upphovsrätt ställs frågan om en allmän bestämmelse om jämkning av oskäliga avtal bör återinföras i lagen.

För tystnadsplikten bör du bestämma vad som omfattas, hur länge den gäller och vad som händer om informationen sprids. Ett snävt definierat begrepp för konfidentiell information innebär att tystnadsplikten bara gäller det som ryms i definitionen – material utanför definitionen är fritt att använda.

Koppla ihop begreppen. Om Konfidentiell information och Immateriella rättigheter definieras snävt men används i flera klausuler, styr definitionerna vad som skyddas när någon vill använda resultatet eller informationen vidare.

Avtalstid, uppsägning och avslut – håll koll på löptider och villkor

Lägg avtalstiden i en egen klausul. I IASA:s villkor är Avtalstid ett definierat begrepp som beskrivs i klausul 17 och anger den tid villkoren gäller. Då är löptiden lätt att hitta, kontrollera och ändra utan att röra resten av avtalet.

Avbokningsregler kan hanteras som ett eget dokument. I samma villkor betyder Avbokningsregler företagets avbokningsregler, som finns i de allmänna villkoren på www.iasacademy.se/terms. Kontrollera att hänvisningen pekar på den version som gäller och att ändringar där får verkan i ditt avtal.

Löpande perioder behöver också ett namn. Nuvarande period definieras som den period parterna befinner sig i vid varje tillfälle. Skriv ut om avtalet förlängs eller upphör vid periodens slut och vem som ska agera i så fall.

Skriv in datumen i avtalet: när det börjar gälla, när uppsägningstiden börjar löpa och när den senast måste vara framme. Dokumentera också ändringar löpande, så att du kan visa vilken version som gällde vid varje tillfälle.

Praktisk avtalsrutin för småföretaget

Checklista före signering: parternas fullständiga namn och organisationsnummer; hänvisning till dina allmänna villkor i offerten och orderbekräftelsen; skriftlig bekräftelse av sidouppgörelser och ändringar; pris, leveransdatum och tidsfrister i den skriftliga bekräftelsen; sista dagen för accept; samt avtalets löptid och sista dag för uppsägning.

Checklista för ansvar och rättigheter: vad ansvarsbegränsningen undantar; om friskrivningarna håller mot 36 § avtalslagen (1915:218); vem som äger resultatet; vad som omfattas av tystnadsplikten; och att de säkerhetsföreskrifter som försäkringen bygger på följs enligt 8 kap. 12 § FAL.

Spara handlingarna i den ordning de gäller. Eftersom villkor kan ändras genom publicering med kort framförhållning – Skyjack använder tio dagar – behöver du kunna visa vilken version som gällde när avtalet ingicks.

Följ upp löptider och skyldigheter löpande: datum för start och uppsägning, ändringar som bekräftats skriftligt och vilken version av villkoren som gäller. Registrera också vilken handling som är det bindande avtalet, så att du snabbt kan svara på vad som gäller när frågan dyker upp igen.