Avtal och juridik för småföretag: en guide

Varför avtal och juridik spelar roll i vardagen för småföretag

Avtal uppstår inte bara när någon säger ordet avtal. De uppstår varje gång du säljer en tjänst, köper varor, anställer personal eller samarbetar med en partner – ibland utan att du tänker på det.

Företagande handlar mycket om relationer till kunder, leverantörer, medarbetare och samarbetspartners, enligt Almi. Avtalet är den gemensamma grunden för vad som gäller när något oväntat inträffar.

Över 30 procent av svenska småföretag saknar ordentliga skriftliga avtal med sina samarbetspartners. Det visar en undersökning från Almi.

Så blir ett avtal bindande – anbud, accept och formfrihet

I svensk rätt regleras avtal främst av lagen (1915:218) om avtal och andra rättshandlingar på förmögenhetsrättens område, kallad avtalslagen. Lagen från 1915 är fortfarande central för avtalsrätten i Sverige.

Ett avtal uppstår när en part lämnar ett anbud och motparten en accept. Det är anbud-accept-modellen enligt avtalslagens 1 §.

Tre principer bär upp systemet. Avtalsfrihet ger parterna rätt att avtala om i princip vad de vill, så länge det inte strider mot lag; formfrihet innebär att de flesta avtal inte kräver särskild form; pacta sunt servanda innebär att avtal ska hållas.

Löftesprincipen gäller. Ett anbud är som regel bindande för den som lämnat det under acceptfristen.

Muntliga avtal är lika giltiga som skriftliga men svårare att bevisa. Köp av fast egendom kräver skriftlig form enligt jordabalken, och vissa avtal kräver bevittning.

Därför bör du välja skriftligt – även när det inte krävs

Bevisning är det starkaste skälet. Vid tvist har den som hävdar att ett avtal finns bevisbördan, och ett skriftligt avtal ger tydlig bevisning.

Skriftlighet tvingar parterna att konkretisera villkoren och minskar risken för missförstånd. Avtalet kan behöva visas för revisorer, banker eller myndigheter.

Innehållet i ett hållbart företagsavtal: checklista

Inled avtalet med parternas namn, organisationsnummer, adress, telefon och e-post. Ange också parternas avsikt och mål med avtalet.

Omfattningen är avgörande: vad ska levereras, vilka tjänster ingår och vad ingår inte? Var specifik och undvik formuleringar som ”rimlig ansträngning”, eftersom de inte säger vad som faktiskt ska göras.

Ansvarsdelen ska definiera vad varje part svarar för: leveranser, resurser, bemanning eller teknik. Den ska också ange när förpliktelserna senast ska vara fullgjorda.

Betalningsvillkoren ska ange pris, faktureringsintervall, betalningstid – vanligtvis 30 dagar netto – och dröjsmålsränta. Ange procentsats och från vilken tidpunkt räntan räknas.

Avtalstiden bör ha start- och slutdatum, regler om automatisk förlängning och uppsägningstid. För nya samarbeten kan ett första avtal på sex till tolv månader vara rimligt.

Sekretessklausulen ska ange hur länge sekretessen gäller, även efter avtalets slut. Det gäller om ni delar affärshemligheter, kunddata eller strategisk information.

Tvistlösningen reglerar vägen vid konflikt: förhandling mellan parterna, medling, skiljedom eller allmän domstol. Ange också vilken lag som gäller och vilken domstol som är behörig.

En force majeure-klausul täcker oförutsedda händelser som pandemi, naturkatastrof eller krig. Under covid-19 visade sig klausulen vara mer än en formalitet.

Reglera även vitesbestämmelser vid bristande fullgörelse. Ange när fel eller förseningar senast ska påtalas, antal exemplar, datering och att firmatecknare undertecknar samtliga sidor.

Börja med frågan vad som kan inträffa i framtiden. Har alla scenarier täckts, är ansvaret vid oförutsedda händelser reglerat och går avtalet att förstå för någon utomstående?

Avtalstyper småföretag möter – och vad som är viktigt i varje

Kundavtal och leveransavtal är kärnan i de flesta verksamheter. Ett kundavtal bör ange parternas identitet, beskrivning av varan eller tjänsten, pris och betalningsvillkor, leveranstid, reklamationsregler, ansvarsbegränsningar samt avtalstid och uppsägning.

Leverantörsavtal reglerar inköpen. Garantier, kvalitetskrav och vad som händer vid förseningar avgör risken.

Samarbetsavtal, joint ventures, används när två eller fler företag samarbetar i ett projekt. Reglera vem som bidrar med vad, hur vinst och kostnader delas och vad som händer om samarbetet upphör.

Småföretag möter också andra avtalstyper. Exempel är anställningsavtal, uppdragsavtal, lokalhyresavtal och sekretessavtal.

Har företaget flera grundare kan ett aktieägaravtal (aktiebolag) eller kompanjonsavtal (andra bolagsformer) undvika framtida tvister. Det blir särskilt viktigt när en ny delägare tas in.

GDPR började gälla i maj 2018 och omfattar alla företag och organisationer, även småföretag. Bland dokumenten som behövs finns personuppgiftsbiträdesavtal, dataskyddspolicy, interna rutiner och personuppgiftsförteckning.

Granska avtalet innan du skriver under

Kontrollera först att rätt parter står i avtalet. Felaktiga uppgifter om avtalsparterna är vanligare än många tror, och om fel bolag anges kan avtalets giltighet ifrågasättas.

Stäm av namn, organisationsnummer och kontaktuppgifter. Säkerställ att den som undertecknar får företräda bolaget; var särskilt försiktig med koncernbolag, utländska bolag eller mellanhänder.

Gå igenom omfattningen och villkor som begränsar ansvaret. Otydliga formuleringar och ensidiga villkor blir särskilt kännbara vid större affärer, långsiktiga samarbeten eller när motparten tagit fram hela avtalsunderlaget.

Många företagare fokuserar på pris och kommersiella villkor, medan de juridiska villkoren får begränsad uppmärksamhet. Risken är att problemen upptäcks först när konflikten är ett faktum.

När avtalsfriheten inte gäller fullt ut

Avtalsfriheten inskränks av tvingande lagregler. Exempel är ogiltighetsreglerna i 3 kap. avtalslagen, konsumentskyddsreglerna i konsumentköplagen och portalparagrafen i hyreslagen.

I konsumentköplagen uttrycks ramen i 3 §. Avtalsvillkor som jämfört med lagens bestämmelser är till nackdel för köparen är utan verkan mot denne, om inte annat anges i lagen.

Hyreslagen har en motsvarande spärr i 12 kap. 1 § 5 st. jordabalken. Förbehåll som strider mot bestämmelserna i kapitlet är utan verkan mot hyresgästen.

Juridik runt om avtalet: bolagsform och bokföring

De vanligaste bolagsformerna är enskild firma och aktiebolag. Ett aktiebolag kräver 25 000 kronor i aktiekapital.

Bokföringen ska skötas löpande och ekonomiska rapporter skickas till Skatteverket. Bokföringslagen och, för aktiebolag, aktiebolagslagen styr vad som gäller.

Den som sköter bokföringen själv kan använda Visma eller Fortnox, som gör många uträkningar. Lär dig grunderna först och ta hjälp av exempelvis en revisionsbyrå vid enskilda frågor.

Vanliga tvister och fallgropar – och hur du undviker dem

Många tvister uppstår när avtalet inte klargör vilka parterna är. Detsamma gäller vad som omfattas eller hur riskerna fördelas.

Utebliven betalning, oklara uppsägningar och otydlig tvistlösning är andra vanliga tvistefrågor. Tydliga villkor på dessa punkter minskar utrymmet för konflikt.

När du bör ta juridisk hjälp – och hur du kan effektivisera

Vid större affärer och internationella avtal är juridisk expertis särskilt värdefull, enligt Almi. Det gäller även komplexa samarbeten där ansvar, sekretess och tvistlösning måste hänga ihop.

Digital avtalshantering kan spara timmar varje månad. Det uppger Boomr.

Mallar och guider hjälper dig komma igång och se vilka punkter som brukar ingå i en avtalstyp. De ersätter inte juridisk rådgivning, eftersom villkoren måste anpassas till de faktiska partsförhållandena.

Ett arbetssätt är att hantera standardavtal själv med stöd av mallar. Ta in jurist när affären är stor, internationell eller svår att överblicka.