Löpande bokföring och momsredovisning i praktiken

Grunden: löpande bokföring, bokslut och moms i samma kedja

Bokföring och redovisning likställs ofta, men de har inte exakt samma innebörd. Bokföringen är den löpande registreringen av varje affärshändelse. Redovisning är vidare: den omfattar löpande bokföring, bokslut och finansiell rapportering utåt. Bokföringen är alltså en del av redovisningen.

Bokföringslagen (1999:1078) reglerar bokföringsskyldigheten. I 4 kap. 1 § anges att ett företag löpande ska bokföra alla affärshändelser, säkerställa verifikationer för varje post, bevara räkenskapsinformationen, upprätta en balansräkning och avsluta den löpande bokföringen med ett bokslut. Med affärshändelse avses varje förändring av företagets förmögenhet som följer av relationer med omvärlden: in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt egna insättningar och uttag.

Momsen ingår i den löpande bokföringen. Utgående och ingående moms bokförs alltså som en del av de affärshändelser du registrerar under året. Hur momsen bokförs och när den ska redovisas styrs av valet av bokföringsmetod. Den här guiden går från den dagliga registreringen via momsredovisningen till de åtgärder som krävs inför bokslutet.

Från affärshändelse till bokslut

1. AffärshändelseIn- och utbetalningar, fordringar, skulder samt egna insättningar och uttag.
2. Löpande bokföringVarje affärshändelse registreras med en verifikation.
3. MomsUtgående och ingående moms bokförs enligt vald bokföringsmetod.
4. BokslutDen löpande bokföringen avslutas med balansräkning och bokslut.

Kontantmetoden eller faktureringsmetoden? Så väljer du metod

Svensk bokföring har två metoder: kontantmetoden (även kallad bokslutsmetoden) och faktureringsmetoden. Kontantmetoden innebär att bokföringen sker när betalning äger rum – när pengarna faktiskt byter ägare. Faktureringsmetoden innebär att du bokför både när en faktura skickas eller tas emot och när betalning sker. Kontantmetoden ger alltså ett bokföringstillfälle, faktureringsmetoden två.

Vilken metod du får använda hänger på företagets omsättning. Överstiger omsättningen tre miljoner kronor måste faktureringsmetoden tillämpas. Vid lägre omsättning är det fritt att välja mellan de båda metoderna. Ett byte från kontantmetoden till faktureringsmetoden går bra, medan byte från faktureringsmetoden till kontantmetoden är svårare.

Kontantmetoden uppfattas ofta som enklare, eftersom du inte löpande behöver bokföra någon kundfordran eller leverantörsskuld. Faktureringsmetoden ger i stället en mer aktuell bild av företagets intäkter och skulder, eftersom intäkter och kostnader bokförs redan vid faktureringstillfället. Väg därför enkelheten mot behovet av löpande kontroll över fordringar och skulder när du väljer metod.

Kontantmetoden eller faktureringsmetoden?

Kontantmetoden (bokslutsmetoden)Bokför när betalning sker. Ett bokföringstillfälle. Ingen löpande kundfordran eller leverantörsskuld. Enklare men mindre aktuell bild av intäkter och skulder.
FaktureringsmetodenBokför vid fakturering och vid betalning. Två bokföringstillfällen. Kundfordran och leverantörsskuld bokas upp löpande. Mer aktuell bild av intäkter och skulder.

Omsättningsgräns för bokföringsmetod

Krav — Faktureringsmetoden måste tillämpas

Kontantmetoden i praktiken: betalningen styr verifikationen

Vid kontantmetoden bokförs kund- och leverantörsfakturor när betalningen sker. Intäkter, kostnader och moms bokförs då på samma datum och med samma verifikation som betalningen. Någon kundfordran eller leverantörsskuld behöver inte bokas upp löpande.

Exempel på kundfaktura: Den 25/9 skickar du en faktura på 12 500 kr inklusive moms med 30 dagars betalningsvillkor. Eftersom kontantmetoden inte bokar upp någon kundfordran görs ingen bokföring på fakturadatumet. När kunden betalar den 24/10 bokför du försäljning, utgående moms och bankkonto. Bokningen blir: debet 1930 Företagskonto 12 500 kr, kredit 3001 Försäljning 10 000 kr och kredit 2611 Utgående moms 25% 2 500 kr. Försäljningen påverkar alltså bokföringen först i oktober, inte i september.

Exempel på leverantörsfaktura: Den 12/8 får du en faktura på 2 000 kr inklusive moms för inköp av varor, med 30 dagars betalningsvillkor. Ingen bokföring görs på fakturadatumet. När du betalar den 10/9 bokför du kostnad, ingående moms och bankkonto. Bokningen blir: debet 4000 Inköp av varor från Sverige 1 600 kr, debet 2641 Debiterad ingående moms 400 kr och kredit 1930 Företagskonto 2 000 kr. Även här styr betalningsdagen när affärshändelsen registreras.

Kontantmetoden: betalningen styr bokföringen

25/9Kundfaktura skickas. Ingen bokföring sker på fakturadatumet – kontantmetoden bokar inte upp någon kundfordran.
24/10Kunden betalar. Först nu bokförs försäljning, utgående moms och bankkonto.

Faktureringsmetoden i praktiken: två bokföringstillfällen

Faktureringsmetoden innebär att bokföringen sker i två steg. Först bokförs affärshändelsen när kundfakturan skickas eller leverantörsfakturan tas emot. Då bokas en kundfordran eller leverantörsskuld upp tillsammans med intäkt eller kostnad och moms. När betalningen sedan sker, bokförs betalningen och fordran eller skulden regleras.

När en försäljningsfaktura utfärdas bokförs intäkten som en fordran i företagets bokföring. Företaget redovisar alltså en intäkt även om kunden ännu inte har betalat. På motsvarande sätt bokförs kostnaden som en skuld när en inköpsfaktura tas emot, även om betalningen till leverantören sker senare. Det ger en mer aktuell bild av bolagets intäkter och skulder.

Vid betalningstillfället bokför du att pengarna rör sig: bankkontot debiteras och kundfordran krediteras när kunden betalar, medan leverantörsskulden debiteras och bankkontot krediteras när du betalar leverantören. Momsen hanteras redan i det första steget, vid faktureringstillfället.

Faktureringsmetoden: två bokföringstillfällen

Steg 1: FaktureringBokför intäkt eller kostnad, moms och kundfordran eller leverantörsskuld.
Steg 2: BetalningBokför bankkontot och reglera kundfordran eller leverantörsskulden.
MomsMomsen hanteras redan i steg 1, vid faktureringstillfället.

Momsredovisning: när ska momsen med i redovisningen?

När momsen ska bokföras och redovisas beror på vilken bokföringsmetod du använder. Med faktureringsmetoden bokförs och redovisas utgående och ingående moms vid faktureringstillfället, oavsett om betalning från kunden har mottagits eller inte. Momsen för sålda och inköpta varor eller tjänster redovisas alltså till Skatteverket i samband med att fakturan utfärdas eller tas emot.

Med kontantmetoden sker momsredovisningen i stället enligt betalningar. Momsen för en försäljning redovisas först när betalningen mottas från kunden, och momsen för inköp dras av först när betalningen till leverantören har skett. I exemplet med kundfakturan ovan innebär det att redovisning och inbetalning av moms sker först i oktober, trots att fakturan ställdes ut i september.

I praktiken måste du hålla ordning på när momsen uppstår enligt din metod, så att den kommer med i rätt momsredovisning till Skatteverket. Är du osäker på vilka momskoder och perioder som gäller för din verksamhet, stäm av med din redovisningskonsult eller Skatteverket.

Momsredovisning beroende på bokföringsmetod

FaktureringsmetodenUtgående och ingående moms bokförs och redovisas vid faktureringstillfället – oavsett om betalning skett.
KontantmetodenMomsen redovisas enligt betalningar: utgående moms när kunden betalar, ingående moms när du betalar leverantören.

Obetalda fakturor vid räkenskapsårets slut

Även med kontantmetoden måste obetalda kund- och leverantörsfakturor bokföras vid räkenskapsårets slut. Detta för att försäljning och/eller inköp med tillhörande moms ska hamna i rätt period. Har du obetalda fakturor på räkenskapsårets sista dag behöver du alltså boka upp dessa även om betalning ännu inte har skett.

I Fortnox faktureringsprogram kallas detta för Årsomföring och utförs med ett enkelt knapptryck när ett nytt räkenskapsår skapas. Bokföringsmässigt handlar det om att periodisera intäkter och kostnader så att de redovisas i rätt räkenskapsår. Om en leverantörsfaktura på 2 000 kr inklusive moms ännu inte är betald per den 31/12, bokför du till exempel debet 4000 Inköp av varor från Sverige 1 600 kr och debet 2641 Debiterad ingående moms 400 kr, med en motsvarande leverantörsskuld. På så sätt kommer kostnaden och momsen med i årets bokslut.

Samma princip gäller obetalda kundfakturor: de ska bokas upp så att försäljningen och den utgående momsen hamnar i rätt period. Den enda gången kundfordringar eller leverantörsskulder bokas upp vid kontantmetoden är just i bokslutet – vilket är anledningen till att kontantmetoden också kallas bokslutsmetoden.

Obetalda fakturor vid räkenskapsårets slut

1. IdentifieraObetalda kund- och leverantörsfakturor per räkenskapsårets sista dag.
2. Boka uppBoka upp kundfordran eller leverantörsskuld med tillhörande moms.
3. PeriodiseraSäkerställ att intäkt eller kostnad och moms hamnar i rätt räkenskapsår.

Checklista inför bokslutet: stäm av den löpande bokföringen

Innan själva bokslutet påbörjas är det viktigt att den löpande bokföringen är i ordning. Här är en praktisk checklista:

Stäm av bokföringenKontrollera att alla affärshändelser är bokförda och att inga poster är oklara eller saknas.
Korrigera felaktigheterGå igenom och rätta eventuella fel. Kontrollera att saldot på exempelvis kund- och leverantörsreskontran stämmer med verkligheten.
Avstämning av balanskontonJämför balanskontona med underlag som bankutdrag, kundfordringar och leverantörsskulder. Avvikelser behöver redas ut innan bokslutet färdigställs.
Inventera lagretOm företaget har lager ska en inventering göras vid bokslutstidpunkten, så att lagervärdet i balansräkningen blir korrekt.
Förbered årsredovisningenOm företaget är ett aktiebolag krävs en årsredovisning som följer de lagstadgade kraven. Se till att den är tydlig, korrekt och ger en rättvisande bild av företagets ekonomiska ställning.
Ta hjälp vid behovBokslutsarbetet kan vara komplicerat, särskilt i större företag eller om många transaktioner har skett under året. En kvalificerad redovisningskonsult eller revisor kan hjälpa till att säkerställa att allt blir rätt från början.

Checklista inför bokslutet

Stäm av bokföringenKontrollera att alla affärshändelser är bokförda och att inga poster saknas.
Korrigera felaktigheterRätta fel och kontrollera att kund- och leverantörsreskontran stämmer.
Avstämning av balanskontonJämför balanskonton med bankutdrag, kundfordringar och leverantörsskulder.
Inventera lagretGör inventering vid bokslutstidpunkten så att lagervärdet blir korrekt.
Förbered årsredovisningenAktiebolag kräver årsredovisning enligt lagstadgade krav.
Ta hjälp vid behovEn redovisningskonsult eller revisor kan säkerställa att bokslutet blir rätt.