Löpande bokföring och moms: kontant- eller faktureringsmetod

Grunden: löpande bokföring, bokslut och moms i samma kedja

Bokföring och redovisning blandas ofta ihop. Bokföringen registrerar löpande varje affärshändelse. Redovisningen omfattar löpande bokföring, bokslut och finansiell rapportering utåt – bokföringen är en del av redovisningen.

Bokföringsnämnden (BFN) har regelverk som kallas redovisningsregler (K-regelverken). Yrkestiteln är redovisningskonsult, inte bokföringskonsult. Det lagstadgade begreppet är bokföringsskyldighet.

Bokföringslagen (1999:1078) reglerar bokföringsskyldigheten. Enligt 4 kap. 1 § ska ett företag löpande bokföra alla affärshändelser, säkerställa verifikationer för varje post, bevara räkenskapsinformationen, upprätta en balansräkning och avsluta den löpande bokföringen med ett bokslut.

Med affärshändelse avses varje förändring av företagets förmögenhet som följer av relationer med omvärlden: in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt egna insättningar och uttag. Utan korrekt löpande bokföring blir varken bokslut, deklaration eller årsredovisning rätt.

Momsen ingår i den löpande bokföringen. Utgående och ingående moms bokförs som en del av de affärshändelser du registrerar under året. Hur momsen bokförs och när den redovisas styrs av valet av bokföringsmetod.

Momsen redovisas till Skatteverket. Med faktureringsmetoden bokförs och redovisas utgående och ingående moms när fakturan utfärdas eller tas emot – även om betalning uteblir. Med kontantmetoden följer momsredovisningen betalningarna.

Kontantmetoden eller faktureringsmetoden? Så väljer du metod

Svensk bokföring har två metoder: kontantmetoden (även kallad bokslutsmetoden) och faktureringsmetoden. Kontantmetoden bokför när betalning sker – när pengarna byter ägare. Faktureringsmetoden bokför både när en faktura skickas eller tas emot och när betalning sker. Kontantmetoden ger ett bokföringstillfälle, faktureringsmetoden två.

Metodvalet styrs av företagets omsättning. Överstiger omsättningen tre miljoner kronor måste faktureringsmetoden tillämpas. Vid lägre omsättning är båda metoderna tillåtna. Byte från kontantmetoden till faktureringsmetoden går bra; byte åt andra hållet är svårare.

Kontantmetoden uppfattas ofta som enklare, eftersom du inte löpande behöver bokföra kundfordran eller leverantörsskuld. Faktureringsmetoden ger en mer aktuell bild av intäkter och skulder, eftersom intäkter och kostnader bokförs redan när fakturan skapas.

Faktureringsmetoden får användas av samtliga företag, men måste användas om omsättningen överstiger 3 miljoner kronor (ex. moms). Kontantmetoden får användas av företag med en omsättning om max 3 miljoner kronor (ex. moms).

Faktureringsmetoden är mer eller mindre standard för aktiebolag. Kontantmetoden är särskilt lämplig för små företag eller enskilda näringsidkare med färre transaktioner.

Metodvalet styr också momsredovisningen. Faktureringsmetoden redovisar moms när fakturan skapas. Kontantmetoden redovisar moms när betalning sker.

För- och nackdelar med respektive metod

Kontantmetoden i praktiken: betalningen styr verifikationen

Vid kontantmetoden bokförs kund- och leverantörsfakturor när betalningen sker. Intäkter, kostnader och moms bokförs då på samma datum och med samma verifikation som betalningen. Någon kundfordran eller leverantörsskuld behöver inte bokas upp löpande.

Betalningsdag = bokföringsdag. Endast en verifikation behöver skapas per affärshändelse.

Exempel kundfaktura: den 25/9 skickar du en faktura på 12 500 kr inklusive moms med 30 dagars betalningsvillkor. Kontantmetoden bokar inte upp någon kundfordran, så ingen bokföring görs på fakturadatumet. När kunden betalar den 24/10 bokför du försäljning, utgående moms och bankkonto.

Bokningen: debet 1930 Företagskonto 12 500 kr, kredit 3001 Försäljning 10 000 kr och kredit 2611 Utgående moms 25% 2 500 kr. Försäljningen påverkar bokföringen först i oktober, inte i september.

Exempel leverantörsfaktura: den 12/8 får du en faktura på 2 000 kr inklusive moms för inköp av varor, med 30 dagars betalningsvillkor. Ingen bokföring görs på fakturadatumet. När du betalar den 10/9 bokför du kostnad, ingående moms och bankkonto.

Bokningen: debet 4000 Inköp av varor från Sverige 1 600 kr, debet 2641 Debiterad ingående moms 400 kr och kredit 1930 Företagskonto 2 000 kr. Betalningsdagen styr alltså när affärshändelsen registreras.

Med kontantmetoden följer momsen betalningen. I exemplet med kundfakturan redovisas och betalas momsen först i oktober, trots att fakturan ställdes ut i september. Momsen för leverantörsfakturan dras av först när betalningen sker den 10/9.

Faktureringsmetoden i praktiken: två bokföringstillfällen

Faktureringsmetoden bokför i två steg. Först registreras affärshändelsen när kundfakturan skickas eller leverantörsfakturan tas emot. Då bokas kundfordran eller leverantörsskuld upp tillsammans med intäkt eller kostnad och moms. När betalningen sker bokförs betalningen och fordran eller skulden regleras.

När en försäljningsfaktura utfärdas bokförs intäkten som en fordran. Företaget redovisar intäkten även om kunden inte har betalat. När en inköpsfaktura tas emot bokförs kostnaden som en skuld, även om betalningen sker senare. Det ger en mer aktuell bild av intäkter och skulder.

Vid betalning bokför du att pengarna rör sig: bankkontot debiteras och kundfordran krediteras när kunden betalar. Leverantörsskulden debiteras och bankkontot krediteras när du betalar leverantören. Momsen hanteras redan när fakturan skapas.

Momsen för försäljningen bokförs när kundfakturan skickas. Momsen för inköpet bokförs när leverantörsfakturan tas emot. Utgående och ingående moms redovisas till Skatteverket när fakturan utfärdas eller inkommer – även om kunden inte har betalat.

Faktureringsmetoden i två steg

Momsredovisning: när ska momsen med i redovisningen?

När momsen bokförs och redovisas beror på bokföringsmetoden. Med faktureringsmetoden bokförs och redovisas utgående och ingående moms direkt när fakturan ställs ut eller tas emot, även om ingen betalning skett. Momsen för sålda och inköpta varor eller tjänster redovisas då till Skatteverket.

Med kontantmetoden sker momsredovisningen enligt betalningar. Momsen för en försäljning redovisas först när betalningen mottas från kunden, och momsen för inköp dras av först när betalningen till leverantören har skett. I exemplet med kundfakturan innebär det att redovisning och inbetalning av moms sker först i oktober, trots att fakturan ställdes ut i september.

Momsregistrerade företag ska alltid lämna en momsdeklaration till Skatteverket, även om det inte finns någon moms att deklarera. Momsen ska vara betald senast samma dag som företaget ska lämna in momsdeklarationen.

Enklast lämnas momsdeklarationen direkt från redovisningssystemet, om programleverantören erbjuder ett API. Underlaget förbereds då i systemet och företagets behöriga företrädare skriver under deklarationen på Mina sidor. Flera momsdeklarationer kan skrivas under samtidigt.

Går det inte via systemet kan deklarationen lämnas i Skatteverkets e-tjänst Lämna momsdeklaration, genom att ladda upp en XML-fil eller fylla i uppgifterna. En pappersdeklaration beställs i e-tjänsten Beställ blanketter och bör beställas i god tid före inlämningen.

Du kan anmäla dig för en påminnelse från Skatteverket. Har du inte lämnat momsdeklarationen får du ett mejl tre dagar innan inlämningsdatum, vilket hjälper dig att undvika förseningsavgifter.

Håll ordning på när momsen uppstår enligt din metod, så att den kommer med i rätt momsredovisning till Skatteverket. Är du osäker på vilka momskoder och perioder som gäller för din verksamhet, stäm av med din redovisningskonsult eller Skatteverket.

Vid räkenskapsårets slut ska obetalda kund- och leverantörsfakturor bokföras även om kontantmetoden tillämpas. Då hamnar momsen i rätt period. Det gäller även om betalning inte har skett före räkenskapsårets sista dag.

Obetalda fakturor vid räkenskapsårets slut

Även med kontantmetoden måste obetalda kund- och leverantörsfakturor bokföras vid räkenskapsårets slut. Då hamnar försäljning och/eller inköp med tillhörande moms i rätt period. Obetalda fakturor på räkenskapsårets sista dag ska bokas upp även om betalning inte skett.

I Fortnox faktureringsprogram kallas detta Årsomföring och utförs med ett knapptryck när ett nytt räkenskapsår skapas. Bokföringsmässigt handlar det om att periodisera intäkter och kostnader till rätt räkenskapsår.

Om en leverantörsfaktura på 2 000 kr inklusive moms är obetald per den 31/12, bokför du till exempel debet 4000 Inköp av varor från Sverige 1 600 kr, debet 2641 Debiterad ingående moms 400 kr och en motsvarande leverantörsskuld. Då kommer kostnaden och momsen med i årets bokslut.

Samma princip gäller obetalda kundfakturor: de ska bokas upp så att försäljningen och den utgående momsen hamnar i rätt period. Vid kontantmetoden bokas kundfordringar eller leverantörsskulder bara upp i bokslutet – därför kallas metoden också bokslutsmetoden.

Checklista inför bokslutet: stäm av den löpande bokföringen

Stäm av bokföringen: alla affärshändelser ska vara bokförda, och inga poster ska vara oklara eller saknas. Stäm också av att utgående och ingående moms hamnar i rätt period enligt vald bokföringsmetod.

Korrigera felaktigheter: rätta eventuella fel. Kontrollera att saldot på exempelvis kund- och leverantörsreskontran stämmer med verkligheten.

Stäm av balanskonton mot underlag som bankutdrag, kundfordringar och leverantörsskulder. Avvikelser behöver redas ut innan bokslutet färdigställs.

Inventera lagret vid bokslutstidpunkten om företaget har lager, så att lagervärdet i balansräkningen blir korrekt. Förbered årsredovisningen: aktiebolag kräver en årsredovisning enligt de lagstadgade kraven. Den ska vara tydlig, korrekt och ge en rättvisande bild av företagets ekonomiska ställning. Aktiebolag och ekonomiska föreningar ska avsluta bokföringen med en årsredovisning och offentliggöra den.

Ta hjälp vid behov: bokslutsarbetet kan vara komplicerat, särskilt i större företag eller vid många transaktioner under året. En kvalificerad redovisningskonsult eller revisor kan hjälpa till.

Verifikationer för varje post ska finnas och bevaras. Räkenskapsinformation ska bevaras enligt bokföringslagens krav.

Checklista inför bokslutet