Anställningsavtal och personalrutiner för första medarbetaren

Innan första medarbetaren börjar: vad behöver vara på plats?

Innan första medarbetaren börjar bör två saker vara på plats: ett skriftligt anställningsavtal och enkla personalrutiner. Avtalet tydliggör anställningen och vem som är arbetsgivare. Rutinerna beskriver arbetsuppgifter, arbetstider, frånvaro och arbetsmiljö.

Rutinerna behöver inte vara omfattande i en liten verksamhet. De ska vara praktiska, begripliga och lätta att följa i vardagen. Bestäm tidigt vad som gäller, så minskar risken för missförstånd när arbetet börjar.

Grunden för anställningen finns i Lag (1982:80) om anställningsskydd. Enligt 1 § gäller lagen arbetstagare i allmän eller enskild tjänst. För arbetsmiljön gäller 3 kap. 2 a § arbetsmiljölagen.

Viktiga lagar och föreskrifter

Anställningsavtalet som skriftligt bevis

Ett skriftligt anställningsavtal bevisar att personen är anställd och vem som är arbetsgivare. Unionen rekommenderar att arbetstagaren begär ett skriftligt avtal innan arbetet börjar. Det ger tydliga förutsättningar och minskar risken för missförstånd.

Enligt Azets gäller avtalet så snart båda parter har skrivit under, och då är det bindande. Ha avtalet klart före första arbetsdagen. Vänta inte med underskriften tills personen har börjat.

Anställningsavtalet regleras av Lag (1982:80) om anställningsskydd, SFS 1982:80. Enligt 2 a § är avtal ogiltiga i den mån de upphäver eller inskränker arbetstagarnas rättigheter enligt lagen. Lagen ger därmed en rättslig grund för avtalets innehåll.

Det här bör anställningsavtalet innehålla

Unionen anger att avtalet bör innehålla arbetsgivarens namn, adress och organisationsnummer samt arbetstagarens namn, adress och personnummer. Azets nämner även första anställningsdag. verksamt.se anger vad lagen kräver att avtalet innehåller.

Avtalet brukar också reglera anställningsform, lön, arbetstid, arbetsplats, uppsägningstid, semester och eventuell provanställning. Följer ni kollektivavtal bör det framgå. Målet är att alla centrala villkor är tydliga och inte lämnas till muntliga överenskommelser.

Lag (1982:80) om anställningsskydd är central för anställningsvillkoren. Enligt 2 b § får vissa bestämmelser avvikas genom kollektivavtal, exempelvis 5 och 5 a §§, 6 § andra och tredje styckena, 7 a, 7 b, 22, 25–27 och 33 d §§. Andra avvikelser kräver kollektivavtal som slutits eller godkänts av en central arbetstagarorganisation.

Personalrutiner från dag ett

Personalrutiner är enkla regler för när och hur personalfrågor hanteras, vem som ansvarar och vilka som deltar. I en liten verksamhet kan de handla om introduktion, arbetstider, frånvaro, lön, arbetsmiljö och tillbud.

För arbetsmiljöarbetet är rutinerna särskilt viktiga. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:1 ska rutinerna beskriva när och hur arbetsmiljöarbetet genomförs, vem som ser till att det blir gjort och vilka som ska delta.

Talea Work ger exemplet att arbetsledaren går igenom veckans risker på ett måndagsmöte och att skyddsombud deltar i riskbedömningar vid större förändringar. Även utan skyddsombud kan ni ha en enkel rutin för att prata om risker och följa upp dem.

Den som hyr in personal likställs med arbetsgivare enligt Talea Work. Därför gäller samma rutiner för arbetsmiljö och uppgiftsfördelning även vid inhyrd personal.

Arbetsmiljöarbete för dig med första medarbetaren

Enligt Talea Work vilar systematiskt arbetsmiljöarbete på tre grundstenar: arbetsmiljöpolicy, rutiner och uppgiftsfördelning. Sedan den 1 januari 2025 finns detaljerna i Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:1, som ersatte AFS 2001:1.

Arbetsmiljöpolicyn ska beskriva hur arbetsmiljön ska vara för att förebygga ohälsa och olycksfall. Den behöver inte vara lång, men ska vara konkret om de risker som finns hos er och gå att följa upp.

Rutinerna ska beskriva när och hur arbetet genomförs, vem som ansvarar och vilka som deltar. Uppgiftsfördelningen innebär att arbetsgivaren fördelar arbetsmiljöuppgifter till chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare. De som får uppgifter måste vara tillräckligt många, ha befogenheter och resurser samt kunskap om regler, risker och åtgärder. Arbetsgivaren behåller alltid ansvaret.

Talea Work anger att policy, rutiner, uppgiftsfördelning och resultatet av årsuppföljningen ska vara skriftliga vid tio eller fler arbetstagare, men även mindre företag måste ha dem. Från tio arbetstagare ska fördelningen vara skriftlig, och den bör visa både uppgiften och vilka beslut personen får fatta.

Systematiskt arbetsmiljöarbete är arbetsgivarens skyldighet att planera, leda och kontrollera verksamheten så att arbetsmiljön uppfyller kraven i 3 kap. 2 a § arbetsmiljölagen. Det gäller alla arbetsgivare, även den som hyr in personal.

Undersök, riskbedöm och följ upp

Kärnan i det systematiska arbetsmiljöarbetet är ett återkommande flöde: undersöka, riskbedöma, åtgärda och kontrollera. Arbetsmiljön ska undersökas regelbundet. När ändringar planeras ska riskerna undersökas och bedömas innan förändringen genomförs.

Enligt Talea Work kan undersökningen bestå av planerade skyddsronder, samtal med dem som gör jobbet, mätningar av buller eller kemikalier och genomgång av tillbudsrapporter. Riskbedömningar ska alltid vara skriftliga. Åtgärda brister som hittas och följ upp hela arbetet en gång om året.

Tillbud och varningssignaler bör ingå i rutinen. Arbetsmiljöverket pekar på tillbud som en varningssignal. Även små verksamheter behöver en rutin för att rapportera, utreda och lära av tillbud.

Arbetsmiljöverkets allmänna råd säger att den som saknar befogenheter eller resurser ska kunna gå till sin chef och begära ändring eller lämna tillbaka uppgiften. Det gör uppgiftsfördelningen praktiskt genomförbar.

Checklista för första medarbetaren