Anställningsavtal och personalrutiner för första medarbetaren

Innan första medarbetaren börjar: vad behöver vara på plats?

Innan den första medarbetaren börjar bör två saker finnas på plats: ett skriftligt anställningsavtal och enkla personalrutiner. Avtalet tydliggör anställningen och visar vem som är arbetsgivare. Rutinerna beskriver hur ni hanterar till exempel arbetsuppgifter, arbetstider, frånvaro och arbetsmiljö, så att båda parter vet vad som gäller.

I en liten verksamhet behöver rutinerna inte vara omfattande. De ska vara praktiska, begripliga och lätta att följa i vardagen. Ju tidigare ni bestämmer vad som gäller, desto mindre är risken för missförstånd när arbetet har börjat.

Anställningsavtalet som skriftligt bevis

Ett skriftligt anställningsavtal bevisar att personen är anställd och vem som är arbetsgivare. Unionen rekommenderar att arbetstagaren begär ett skriftligt avtal innan arbetet börjar. Det ger båda parter tydliga förutsättningar och minskar risken för missförstånd.

Enligt Azets gäller avtalet så snart båda parter har skrivit under, och då är det bindande. Därför är det klokt att ha avtalet klart före första arbetsdagen. Vänta inte med underskriften tills personen redan har börjat.

Det här bör anställningsavtalet innehålla

En praktisk checklista bygger på de uppgifter som identifierar parterna och anställningen. Unionen lyfter fram att avtalet bör innehålla arbetsgivarens namn, adress och organisationsnummer, samt arbetstagarens namn, adress och personnummer. Azets nämner även första anställningsdag. verksamt.se har en guide om vad lagen kräver att ett anställningsavtal innehåller.

Utöver det brukar avtalet reglera anställningsform, lön, arbetstid, arbetsplats, uppsägningstid, semester och eventuell provanställning. Följer ni kollektivavtal bör det framgå. Målet är att alla centrala villkor är tydliga och inte lämnas till muntliga överenskommelser.

Personalrutiner från dag ett

Personalrutiner är enkla regler för när och hur olika personalfrågor hanteras, vem som ansvarar och vilka som deltar. I en liten verksamhet kan de handla om introduktion, arbetstider, frånvaro, lön, arbetsmiljö och tillbud.

För arbetsmiljöarbetet är rutinerna särskilt viktiga. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:1 ska rutinerna beskriva när och hur arbetsmiljöarbetet genomförs, vem som ser till att det blir gjort och vilka som ska delta. Talea Work ger exemplet att arbetsledaren går igenom veckans risker på ett måndagsmöte och att skyddsombud deltar i riskbedömningar vid större förändringar. Även utan skyddsombud kan ni ha en enkel rutin för att prata om risker och följa upp dem.

Arbetsmiljöarbete för dig med första medarbetaren

Enligt Talea Work vilar systematiskt arbetsmiljöarbete på tre grundstenar: arbetsmiljöpolicy, rutiner och uppgiftsfördelning. Sedan den 1 januari 2025 finns detaljerna i Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:1, som ersatte AFS 2001:1. Arbetsmiljöpolicyn ska beskriva hur arbetsmiljön ska vara för att förebygga ohälsa och olycksfall. Den behöver inte vara lång, men ska vara konkret om de risker som finns hos er och gå att följa upp.

Rutinerna ska beskriva när och hur arbetet genomförs, vem som ansvarar och vilka som deltar. Uppgiftsfördelningen innebär att arbetsgivaren fördelar arbetsmiljöuppgifter till chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare. De som får uppgifter måste vara tillräckligt många, ha befogenheter och resurser samt kunskap om regler, risker och åtgärder. Arbetsgivaren behåller alltid ansvaret.

Talea Work anger att policy, rutiner, uppgiftsfördelning och resultatet av årsuppföljningen ska vara skriftliga vid tio eller fler arbetstagare, men även mindre företag måste ha dem. Från tio arbetstagare ska fördelningen vara skriftlig och visa både uppgiften och vilka beslut personen får fatta.

Krav enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:1

Undersök, riskbedöm och följ upp

Kärnan i det systematiska arbetsmiljöarbetet är ett återkommande flöde: undersöka, riskbedöma, åtgärda och kontrollera. Arbetsmiljön ska undersökas regelbundet. När ändringar planeras ska riskerna undersökas och bedömas innan förändringen genomförs.

Enligt Talea Work kan undersökningen bestå av planerade skyddsronder, samtal med dem som gör jobbet, mätningar av buller eller kemikalier och genomgång av tillbudsrapporter. Riskbedömningar ska alltid vara skriftliga. Åtgärda de brister som hittas och följ upp hela arbetet en gång om året.

Tillbud och varningssignaler bör ingå i rutinen. Arbetsmiljöverket pekar på tillbud som en varningssignal. Även små verksamheter behöver en rutin för att rapportera, utreda och lära av tillbud.

Systematiskt arbetsmiljöarbete – kärnan i flödet

Checklista för första medarbetaren

1. Se till att ett skriftligt anställningsavtal finns på plats innan arbetet börjar. 2. Kontrollera att avtalet innehåller parternas uppgifter, första anställningsdag och övriga centrala villkor. 3. Ta fram enkla personalrutiner för introduktion, arbetstider, frånvaro, lön, arbetsmiljö och tillbud. 4. Bestäm vem som ansvarar för vad i arbetsmiljöarbetet. 5. Ge den som får arbetsmiljöuppgifter tillräckliga befogenheter, resurser och kunskaper. 6. Gör skriftliga riskbedömningar och åtgärda brister. 7. Följ upp arbetsmiljöarbetet en gång om året och ha en rutin för tillbud. 8. Kom ihåg att arbetsgivaren alltid behåller ansvaret, även när uppgifter är fördelade.