Checklista vid introduktion av en nyanställd

Varför en strukturerad introduktion lönar sig

Prevent kallar en bra introduktion eller onboarding för en lönsam investering för både verksamhet och anställda: företag som aktivt arbetar med introduktion är bättre på att behålla och locka nya anställda. Den minskar stress och osäkerhet hos den nyanställda, vilket enligt Prevent ökar trivseln och ger bättre arbetsmiljö för både den nya och övriga anställda.

Sunt Arbetsliv sammanfattar forskningen: introduktionsprocessen bör pågå i minst tre månader, en vecka räcker inte. En ny undersökning där visar att nyexaminerade akademiker ofta får mycket kortare introduktion. Framfot pekar på motsatsen: en sämre eller obefintlig introduktion ökar risken drastiskt att medarbetaren säger upp sig inom ett år, medan en bra introduktion ger bättre trivsel, lägre sjukfrånvaro och mindre risk för olycksfall. Framfot hänvisar också till en amerikansk studie: företag med bra onboardingprocess har 70 procent högre produktivitet än andra.

Arbetsmiljölagen säger enligt Crona att “Arbetsgivaren skall se till att arbetstagaren får god kännedom om de förhållanden, under vilka arbetet bedrivs…”. Sedan 29 juni 2022 gäller skärpta krav i LAS (Lagen om Anställningsskydd): arbetsgivare måste snabbare ge nyanställda mer information om alla villkor som är av väsentlig betydelse för anställningsförhållandet. Informationen ska lämnas skriftligen, och tidsfristerna varierar: de flesta uppgifter ska ges direkt när anställningen påbörjas eller senast sju kalenderdagar efter att arbetstagaren börjat, medan andra får lämnas senast en månad.

Uppgifterna omfattar enligt Crona bland annat namn och adress för både arbetsgivare och arbetstagare, tillträdesdag och arbetsplats, beskrivning av arbetsuppgifter och yrkesbenämning, anställningsform och uppsägningstider, ingångslön och andra löneförmåner samt hur ofta och på vilket sätt lönen betalas ut, normal arbetsdag eller arbetsvecka, villkor för övertids- eller mertidsarbete, regler för jourtid, längd på betald semester, tillämpligt kollektivavtal och – om arbetstagaren hyrs ut av bemanningsföretag – namn och adress till kundföretaget. Crona påpekar att ett företag i värsta fall kan behöva betala skadestånd om den nyanställda inte får en ordentlig introduktion.

Fakta om effekter av en strukturerad introduktion

Innan första dagen: förberedelser och preboarding

Introduktionen bör börja redan när kandidaten tackat ja. Learningbank kallar tiden mellan accepterandet och första arbetsdagen för preboarding och delar in förberedelserna i fem steg. Steg 1 är dokument: skicka och få påskrivet kontrakt samt eventuella NDA-avtal, lägg till den nyanställda i lönesystemet och skicka personalhandboken. Steg 2 är intern kommunikation: informera ledningen och skicka ett välkomstmeddelande.

Praktiska förberedelser att bocka av: beställ utrustning veckan innan startdatum, så att den nyanställda har bärbar dator, kontorsnyckel och liknande från första dagen (Asana). Gå igenom vilka stödsystem medarbetaren ska ha tillgång till och vilka e-postlistor, interna eller externa, personen ska läggas till i, enligt Lunds universitets introduktionschecklista. Skicka ett välkomstmejl veckan innan om vad som väntar första arbetsdagen, och boka de individuella möten som ska ske under vecka 1 eller 2 redan före start (Asana).

Learningbank beskriver preboarding i praktiken utifrån en medarbetares erfarenhet: tillgång till mejl och teamchatt före första dagen, en fråga om vilken dator personen vill ha, introduktion till företaget och företagskulturen via en lärplattform, en videohälsning där teamet presenterade sig, kontaktförfrågningar och välkomstmeddelanden från blivande kollegor samt mötesinbjudningar och en synlig plan för de första tre veckorna.

Kontrollera också att lön och administration är på plats. Asana rekommenderar att formulär för HR, förmåner och lön som den nyanställda ska fylla i förbereds i förväg och slutförs under första veckan.

Första dagen och första veckan

Lägg en rundvisning på dag 1, så att den nyanställda hittar till toaletter, nödutgångar och relevanta lokaler (Asana). Genomför introduktionen på plats om möjligt och se till att agendan är klar i förväg (Lunds universitet). Låt den nyanställda träffa nya medarbetare tidigt och få en bild av deras roller genom individuella möten med dem man ska arbeta nära (Asana).

Gå igenom rutiner, policyer och säkerhet. Asana föreslår att verksamhetsövergripande policyer om betald ledighet, HR-riktlinjer, värderingar, arbetssätt, evenemang och kommunikation gås igenom under vecka 1, och att utbildning i de vanligaste verktygen sker under vecka 1–2. Enligt Prevent är fysisk säkerhet ofta extra viktig inom industrin och kräver särskild uppmärksamhet i introduktionen.

Var tydlig med förväntningarna: arbetstider, tillgänglighet, var och hos vem man ställer frågor samt vad som gäller i akuta situationer. Lunds universitet lyfter att bygga relationer och att planera introduktionen med färdig agenda som några av de viktigaste delarna. Asana rekommenderar dessutom att referensdokument delas ut där det är möjligt, så att den nyanställda kan gå tillbaka till dem i stället för att komma ihåg allt från genomgångar.

Introduktion i rollen och arbetsuppgifterna

Enligt Crona är syftet med introduktionen att personen dels ska känna sig välkommen på arbetsplatsen, dels successivt introduceras i arbetsuppgifterna. Lärandet tar tid. Prevent betonar att den som är ny får mindre stress och press om man är tydlig med att lärande – inte prestation – är viktigast i början. Sätt gärna tydliga mål för lärandet.

Dela upp inlärningen i steg: vilka uppgifter ska kunna lösas självständigt efter första veckan, efter första månaden och efter tre månader – och vilket stöd finns kvar därefter? Sunt Arbetsliv lyfter tre konkreta forskningsråd: hjälp den nyanställda att prioritera, ge feedback och ge stöd för reflektion kring yrkesrollen. I praktiken betyder det att någon aktivt hjälper till att sortera vilka uppgifter som är viktigast just nu, i stället för att den nyanställda ska gissa.

Gå igenom verktyg, system och behörigheter i rollen, vad personen ansvarar för och var ansvarsgränserna går mot kollegor och andra funktioner. Följ upp att behörigheter och systemåtkomst fungerar – Lunds universitets checklista påminner om att i förväg tänka igenom vilka stödsystem medarbetaren ska ha tillgång till och vilka e-postlistor personen ska läggas till i. Boka en tidig avstämning där den nyanställda får beskriva vad som känns oklart, och justera arbetsuppgifterna efter det.

Mentor, handledare och lärandeklimat

Den som introducerar är mycket viktig för att introduktionen ska lyckas, enligt Prevent, som betonar att ni ska ta hand om, värdesätta och belöna era handledare. Handledaren behöver därför avsatt tid för uppdraget, stöd från chefen och rimlig avlastning i sina ordinarie arbetsuppgifter.

Sunt Arbetsliv rekommenderar utifrån forskningen att nyanställda får en mentor eller handledare. Lunds universitet lyfter skuggning och mentorskap som utvecklingsmöjligheter. Prevent har området Mentorskap i arbetslivet i sitt stöd för hållbart arbetsliv.

Lägg in regelbundna avstämningar med återkoppling och säkerställ att kollegorna har tid att svara på frågor – båda nämns av Prevent som frågor att fundera över för ett stödjande lärandeklimat. Kombinera handledarens avstämningar med möjlighet för den nyanställda att ställa frågor löpande. Skilj på handledarens roll (lära ut och ge återkoppling) och chefens roll (sätta mål och följa upp resultat).

Relationer, kultur och känsla av sammanhang

Känslan av sammanhang – KASAM – är enligt Framfot extremt viktig för att personalen ska trivas, prestera och vilja stanna kvar. Därför är sociala kontakter och informella möten en del av introduktionen, inte något vid sidan av.

Planera in praktiska tillfällen att lära känna kollegor: möten med dem man arbetar nära, presentation av teamet och gemensamma aktiviteter. Learningbank beskriver hur teamet skickade en videohälsning där alla presenterade sig och hur blivande kollegor hörde av sig före första dagen – konkreta exempel på hur relationer kan byggas redan före start.

Kommunicera tydligt vad verksamheten står för och hur man arbetar tillsammans. Framfot påpekar att en lyckad introduktion får den nya kollegan att känna sig väl omhändertagen, och att det är viktigare än någonsin när fler börjar sitt nya arbete från hemmakontoret.

Uppföljning under första 100 dagarna

Boka uppföljningssamtal med närmaste chef. Lunds universitet delar in introduktionsprocessen i tre delar: ett inledande övergripande introduktionsprogram, en arbetsplatsintroduktion och slutligen ett uppföljningssamtal med närmaste chef. Lägg gärna samtalen vid flera tillfällen under perioden så att introduktionen kan justeras efter hand.

Kom överens om vad som ska vara uppnått och hur ni följer upp det. Dokumentera vilka delar av introduktionen som fungerade och vilka som behöver ändras till nästa gång. Introduktion behövs inte bara vid nyanställning: enligt både Prevent och Lunds universitet gäller den också första tiden efter längre frånvaro, som föräldraledighet eller sjukskrivning, och vid byte av funktion eller arbetsuppgifter inom verksamheten. Lunds universitet räknar dessutom personer som har arbetsplatsen men inte är formellt anställda som nya medarbetare i introduktionssammanhang.

Checklista att anpassa efter verksamheten

Checklistan kan användas på flera nivåer. Lunds universitet ger introduktion på universitetsgemensam nivå, fakultetsnivå/motsvarande och arbetsplatsnivå, och deras checklista kan skrivas ut och bockas av allteftersom aktiviteterna genomförs. Bygg gärna er checklista på samma sätt: en nivå för hela organisationen och en för den lokala arbetsplatsen.

En sammanställd checklista att utgå från och anpassa: • Före start: beställ utrustning (Asana), skicka och få påskrivet kontrakt samt eventuella NDA-avtal, lägg till den nyanställda i lönesystemet och skicka personalhandboken (Learningbank). • Före start: informera ledningen och skicka välkomstmeddelande (Learningbank), skicka välkomstmejl om första arbetsdagen och boka individuella möten för vecka 1–2 (Asana). • Före start: gå igenom stödsystem och e-postlistor (Lunds universitet) samt förbered formulär för HR, förmåner och lön (Asana). • Dag 1: rundvisning (Asana), introduktion på plats om möjligt och klar agenda (Lunds universitet). • Vecka 1: individuella möten med nära kollegor (Asana), policyer, värderingar, arbetssätt, evenemang och kommunikation samt referensdokument (Asana). • Vecka 1–2: utbildning i vanliga verktyg (Asana) och särskild uppmärksamhet på fysisk säkerhet inom industrin (Prevent). • Löpande: mentor eller handledare (Sunt Arbetsliv), regelbundna avstämningar med återkoppling (Prevent) och uppföljningssamtal med närmaste chef (Lunds universitet).

Prevent har checklistor som hjälper till att undersöka arbetsmiljön, och som chef och skyddsombud kan använda för att hitta risker i verksamheten, till exempel vid arbetsmiljö- eller skyddsrond. Prevents checklista för introduktion är just en granskning av verksamhetens rutiner – använd den både när introduktionen planeras och när den följs upp.

Anpassa checklistan efter verksamhetstyp. Enligt Prevent är bemanningsföretag som hyr ut arbetskraft arbetsgivare med fullt arbetsmiljöansvar för sina anställda, även när de är uthyrda till ett kundföretag. Kundföretaget ansvarar för arbetsuppgifterna i sin verksamhet och måste vidta alla eventuella skyddsåtgärder. Inom industrin är fysisk säkerhet ofta extra viktig, och Prevent har en särskild guide för introduktion inom industrin.

För internationella medarbetare behövs i viss mån mer information, framför allt vid arbetsplatsintroduktionen; hos Lunds universitet finns det övergripande introduktionsprogrammet även på engelska. Gå igenom checklistan rutinmässigt, exempelvis vid skyddsrond och när nya rutiner eller system införs, och uppdatera den när verksamheten förändras.

Checklista vid introduktion av en nyanställd