Rutiner
Checklista för årscykeln i ett aktiebolag
Årscykeln har två spår: en återkommande översyn av bolagets grunduppgifter och anmälningar när en uppgift ändras.
Så används checklistan genom året
Årscykeln har två spår: en återkommande översyn av bolagets grunduppgifter och anmälningar när en uppgift ändras. Regeringens skrivelse 2004/05:48 om minskad administration för företagen sammanfattar vilka uppgifter ett aktiebolag ska lämna till Bolagsverket – bland annat ändrad bolagsordning, styrelsens sammansättning och firmatecknare.
Lägg den årliga översynen till en fast tidpunkt, exempelvis inför årsstämman. Gå igenom punkterna i tur och ordning: aktiekapital, bolagsordning, styrelse och firmatecknare, verksamhetsbeskrivning och SNI-koder samt revisorsfrågan. Komplettera med årsredovisning och löpande rapporterings- och deklarationsskyldigheter. Kontrollera aktuella krav och tidsfrister hos Bolagsverket, Skatteverket och andra berörda myndigheter. Resten av listan är en beredskapslista för när något händer, inte bara ett bestämt datum.
Aktiekapitalet – årets första kontroll
Om aktiekapitalet är bestämt i kronor ska det uppgå till minst 25 000 kronor. Kontrollera att beloppet i bolagsordningen är det som gäller och att kapitalet verkligen finns i bolaget. Aktiekapitalet är en tillgång i bolaget, inte en avgift till en myndighet.
Vid registrering styrks insatsen med bankintyg. I praktiken öppnas ett konto i banken, kapitalet sätts över och banken utfärdar intyget, som skickas in till Bolagsverket digitalt via Verksamts e-tjänst. Spara bankintyget i den årliga dokumentationen. Om aktiekapitalet senare ändras, kontrollera aktuella krav och underlag hos Bolagsverket.
Viktiga gränsvärden och krav för aktiebolag
- Minsta aktiekapital
- 25 000 kr
- Bankintyg krävs vid registrering
- Obligatoriskt för att bevisa kapitalinsats
- Anmälan via Verksamt
- För alla ändringar i bolagsregistret
Bolagsordningen som årlig referens
Bolagsordningen beskriver företagets namn, verksamhet och styrelseledamöter. Jämför den årligen med hur bolaget faktiskt ser ut: företagsnamn, verksamhetsbeskrivning, aktiekapital och bestämmelser om styrelse och firmateckning.
Stämmer bolagsordningen inte med bolagets aktuella förhållanden behöver den ändras, och ändringen ska anmälas till Bolagsverket. Ändrad bolagsordning är en av de uppgifter som enligt regeringens skrivelse 2004/05:48 ska lämnas till Bolagsverket.
Styrelse, firmatecknare och uppdaterade anmälningar
Ett aktiebolag ska ha en egen styrelse. Kontrollera att sammansättningen i Bolagsverkets register motsvarar den som bolagsstämman faktiskt valt, och att firmatecknare och teckningssätt stämmer med beslutet.
Ändrad styrelsesammansättning och ändrade firmatecknare hör till de uppgifter aktiebolag ska lämna till Bolagsverket. Gör anmälan i samband med beslutet och spara protokollet som underlag.
Uppgifter till Bolagsverket under året
Använd samma anmälningsrutin för registrerade uppgifter som ändras.
Anmälan görs via Verksamt. Där väljer du mellan en enkel och en detaljerad anmälan. Den enkla anmälan har förinställda uppgifter och kan väljas exempelvis om du är ensam ägare; den detaljerade anmälan är alternativet när uppgifterna behöver anges mer utförligt.
Så anmäler du ändringar till Bolagsverket
- Steg 1Logga in på Verksamt.se
- Steg 2Välj mellan enkel eller detaljerad anmälan
- Steg 3Fyll i uppgifterna (ex: styrelse, firmatecknare, bolagsordning)
- Steg 4Skicka in anmälan digitalt till Bolagsverket
- Steg 5Spara protokoll och kvitton som dokumentation
Enkel vs detaljerad anmälan i Verksamt
- Enkel anmälan
- För enskilda ägare, förinställda uppgifter
- Detaljerad anmälan
- När uppgifter behöver anges utförligt (ex: flera styrelseledamöter, komplex firmateckning)
Revisor – ta ställning varje år
Sätt revisorsfrågan på dagordningen varje år: behöver bolaget revisor? Aktuella regler och vägledning finns hos Bolagsverket.
Dokumentera ställningstagandet i styrelse- eller stämmoprotokollet också när slutsatsen blir att ingen revisor behövs. Då finns underlaget kvar om bolaget växer och frågan blir aktuell igen.
Verksamhetsbeskrivning och SNI-koder
Verksamhetsbeskrivningen ligger till grund för valet av SNI-koder. SNI-koder består av fem siffror och används för att kategorisera vad verksamheten sysslar med; koder och vägledning finns hos Statistiska centralbyrån.
Gå igenom årligen om beskrivningen och koderna speglar det bolaget faktiskt gör. Nya affärsområden, tjänster eller produkter kan göra att andra koder passar bättre. Uppgifterna används vid registrering och i myndighetskontakter. Om verksamhetsbeskrivningen i bolagsordningen ändras ska det anmälas till Bolagsverket.
Dokumentation inför nästa års översyn
Spara stiftelseurkund, bolagsordning, bankintyg och de anmälningar som skickats till Bolagsverket. Stiftelseurkunden visar beslutet att starta bolaget, bolagsordningen beskriver namn, verksamhet och styrelse, och bankintyget styrker kapitalinsatsen.
Lägg dokumenten i en fast mapp per år. Inför nästa översyn behöver du då bara jämföra bolagsordningens och registrets uppgifter med bolagets aktuella förhållanden, och alla underlag finns på samma ställe om någon begär dem.
