Vilka verifikationer krävs för att bokföringen ska vara god?

Vad är en verifikation och varför krävs den?

Bokföringslagen definierar en verifikation som ”de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse eller en vidtagen justering i bokföringen” (1 kap. 2 § 8 p.). Den är underlaget som gör att varje notering i bokföringen kan härledas till något som faktiskt har hänt.

Affärshändelser är alla förändringar i företagets förmögenhets storlek och sammansättning som följer av ekonomiska relationer med omvärlden. Dit hör in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt egna tillskott till och uttag ur verksamheten av pengar, varor eller annat.

Definitionen omfattar även justeringar i bokföringen, exempelvis rättelse av felaktigt belopp eller omföring mellan konton. Sådana justeringar måste dokumenteras, inte bara affärshändelser med extern motpart.

Räkenskapsinformation omfattar också ”sådana uppgifter i övrigt som är av betydelse för att det ska gå att följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen”. Verifikationen ska alltså göra bokföringen begriplig för någon annan än den som skrev den.

Grundkravet: en verifikation för varje affärshändelse

Skatteverket beskriver bokföringsskyldigheten bland annat så: alla affärshändelser ska bokföras löpande så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbok) och systematisk ordning (huvudbok).

Därefter ska alla bokföringsposter ha verifikationer. Räkenskapsinformationen ska arkiveras i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet i minst sju år.

Formuleringen ”för alla bokföringsposter” är den praktiska måttstocken. Kan du inte peka på ett underlag bakom en notering är bokföringen ofullständig.

Enligt Skatteverket ska bokföringen normalt alltid bygga på en skriftlig handling, ett underlag. Den skriftliga handlingen blir verifikation, eller verifikationen hänvisar till den.

Bokföringsskyldigheten gäller enligt samma källa fysiska personer med enskild näringsverksamhet. Aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar är alltid bokföringsskyldiga. Verifikationskraven gäller därför både enskild firma och större bolagsformer.

Vad behöver en verifikation innehålla?

Kärnan i bokföringslagens definition är att uppgifterna dokumenterar affärshändelsen eller justeringen. När verifikationen är en faktura anger Skatteverket bland annat att dessa uppgifter ska finnas: ett unikt löpnummer för varje faktura, säljarens momsregistreringsnummer, säljarens och köparens namn och adress samt varornas mängd och art eller tjänsternas slag.

En leverantörsfaktura uppfyller inte Skatteverkets formkrav om den exempelvis saknar säljarens momsregistreringsnummer. Detsamma gäller om den saknar ett identifierbart fakturanummer.

Utöver formkraven bör verifikationen innehålla belopp, valuta, datum för affärshändelsen, motpart och vad betalningen avser. Det är sådant en utomstående – revisor, Skatteverket eller en efterträdare – behöver för att förstå posten.

Vid en justering ska det framgå vad som har rättats och varför. Är underlaget ofullständigt är enklaste åtgärden att begära en kompletterad faktura från leverantören och spara den tillsammans med den ursprungliga handlingen.

När får en gemensam verifikation användas?

Huvudregeln är en verifikation per affärshändelse. Verksamt.se anger att varje affärshändelse ska ha en verifikation, men att en gemensam verifikation i vissa fall får användas för flera transaktioner.

Bokföringslagen tillåter uttryckligen en gemensam verifikation vid försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning. Inbetalningarna under en dags försäljning får då dokumenteras med en gemensam verifikation.

En gemensam verifikation kräver att summan kan stämmas av mot underliggande material, till exempel en kassarapport eller dagsavstämning. Då går den enskilda försäljningen fortfarande att följa.

Bokföringslagen tillåter inte gemensam bokföring med en annan bokföringsskyldig annat än för gemensamt bedriven verksamhet, och bara om det är förenligt med god redovisningssed. En gemensam verifikation mellan två fristående företag är något annat än gemensam bokföring.

Gemensam verifikation vs. enskild verifikation

Verifikationen och underlagen den hänvisar till

En verifikation är ofta en hänvisning till en annan handling snarare än handlingen själv. I bokföringslagens uppräkning av räkenskapsinformation ingår verifikationen (5 kap. 6 §) och handling m.m. som en verifikation hänvisar till (5 kap. 7 §).

Där ingår också avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden. Samma uppräkning omfattar övriga uppgifter som behövs för att kunna följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling.

Därmed blir även bakomliggande material räkenskapsinformation och omfattas av samma arkiveringskrav som verifikationerna. I praktiken ska avtal, fakturor, kvitton, följesedlar och liknande handlingar sparas och kopplas till rätt bokföringspost.

Kopplingen kan göras genom att verifikationsnumret skrivs på handlingen eller att underlaget sorteras i samma ordning som bokföringen. Saknas kopplingen går det inte att visa vilken post handlingen hör till, även om både verifikation och underlag finns kvar.

Arkivering av verifikationer

Skatteverket anger att räkenskapsinformationen ska arkiveras i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet i minst sju år. Verifikationer och handlingarna de hänvisar till ingår i räkenskapsinformationen, så sjuårskravet gäller dem.

”I ordnat skick” innebär att en enskild verifikation ska kunna plockas fram utan att någon går igenom hela materialet. ”På betryggande sätt” innebär att informationen inte kan ändras eller försvinna oavsiktligt.

Kravet gäller oavsett om bokföringen förs på papper eller digitalt. Även uppgifter på datamedia kan enligt Skatteverket vara räkenskapsinformation.

Den som byter bokföringssystem eller lägger ner verksamheten måste därför säkerställa att verifikationer och hänvisade handlingar kan läsas ut. Det gäller under hela arkiveringsperioden.

Arkiverings- och lagringstid för verifikationer

Fördelar och risker med att använda digitala verifikationer

Vem ansvarar för verifikationerna?

Skatteverket är tydligt: ”Tänk på att det är du som ansvarar för bokföringen! Även om du anlitar någon för att sköta din bokföring är det du som ansvarar för att bokföringen blir riktig. Detta ansvar kan du aldrig lämna ifrån dig.”

Myndigheten rekommenderar att du ställer krav på din bokförare att förklara sådant du inte förstår. Utgå inte från att ansvaret har flyttats över tillsammans med uppdraget.

Skatteverket har ett praktiskt råd till den som lämnar bort bokföringen: sätt in underlagen i en pärm dag för dag, med en flik per dag. Då kan den som bokför registrera transaktionerna på rätt datum.

Underlagen behövs också i andra sammanhang. Leverantörer kan begära resultat- eller balansräkning för att bevilja förlängd kredittid, och banken kan begära underlag vid exempelvis en checkkredit.

Skatteverket kräver ordning på bokföringen när moms, arbetsgivaravgifter och avdragen preliminär skatt redovisas i skattedeklarationen. Samma sak gäller när kontrolluppgifter och inkomstdeklaration lämnas.