Vilka verifikationer krävs för att bokföringen ska vara god?

Vad är en verifikation och varför krävs den?

Bokföringslagen definierar en verifikation som ”de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse eller en vidtagen justering i bokföringen” (1 kap. 2 § 8 p.). Den är inte bara ett kvitto i en pärm, utan det underlag som gör att varje enskild notering i bokföringen kan härledas till något som faktiskt har hänt. Affärshändelser definieras i lagen som alla förändringar i företagets förmögenhets storlek och sammansättning som följer av ekonomiska relationer med omvärlden: in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt egna tillskott till och uttag ur verksamheten av pengar, varor eller annat.

Definitionen omfattar även justeringar i bokföringen, exempelvis rättelse av ett felaktigt belopp eller omföring mellan konton. Sådana justeringar måste dokumenteras, inte bara affärshändelser med extern motpart. Kravet hänger ihop med att räkenskapsinformation enligt lagen också omfattar ”sådana uppgifter i övrigt som är av betydelse för att det ska gå att följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen” – verifikationen ska göra bokföringen begriplig för någon annan än den som skrev den.

Grundkravet: en verifikation för varje affärshändelse

Skatteverket delar in bokföringsskyldigheten i tre delar: löpande bokföra alla affärshändelser så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbok) och systematisk ordning (huvudbok), se till att alla bokföringsposter har verifikationer samt arkivera räkenskapsinformationen i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet i minst sju år. Formuleringen ”för alla bokföringsposter” är den praktiska måttstocken: kan du inte peka på ett underlag bakom en notering är bokföringen ofullständig.

Enligt Skatteverket ska bokföringen normalt alltid bygga på en skriftlig handling, ett underlag. Det är den skriftliga handlingen som blir verifikation, eller som verifikationen hänvisar till. Bokföringsskyldigheten gäller enligt samma källa fysiska personer med enskild näringsverksamhet, medan aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar alltid är bokföringsskyldiga – verifikationskraven gäller därför både enskild firma och större bolagsformer.

Hur man säkerställer korrekt verifikation i bokföringen

Vad behöver en verifikation innehålla?

Kärnan i bokföringslagens definition är att uppgifterna dokumenterar affärshändelsen eller justeringen. När verifikationen är en faktura anger Skatteverket bland annat att dessa uppgifter ska finnas: ett unikt löpnummer för varje faktura, säljarens momsregistreringsnummer, säljarens och köparens namn och adress samt varornas mängd och art eller tjänsternas slag. En leverantörsfaktura som saknar exempelvis säljarens momsregistreringsnummer eller ett identifierbart fakturanummer uppfyller alltså inte Skatteverkets formkrav.

Utöver formkraven bör verifikationen innehålla det en utomstående – revisor, Skatteverket eller en efterträdare – behöver för att förstå posten: belopp, valuta, datum för affärshändelsen, motpart och vad betalningen avser. Vid en justering ska det framgå vad som har rättats och varför. Är underlaget ofullständigt är enklaste åtgärden att begära en kompletterad faktura från leverantören och spara den tillsammans med den ursprungliga handlingen.

När får en gemensam verifikation användas?

Huvudregeln är en verifikation per affärshändelse. Verksamt.se anger att varje affärshändelse ska ha en verifikation, men att en gemensam verifikation i vissa fall får användas för flera transaktioner. Ett sådant fall står uttryckligen i bokföringslagen: vid försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning får inbetalningarna under en dags försäljning dokumenteras med en gemensam verifikation.

En gemensam verifikation kräver att summan kan stämmas av mot underliggande material, till exempel en kassarapport eller dagsavstämning, så att den enskilda försäljningen fortfarande går att följa. Bokföringslagen tillåter inte gemensam bokföring med en annan bokföringsskyldig annat än för gemensamt bedriven verksamhet, och bara om det är förenligt med god redovisningssed – en gemensam verifikation mellan två fristående företag är alltså något annat än gemensam bokföring.

Fördelar och risker med gemensam verifikation

Verifikationen och underlagen den hänvisar till

En verifikation är ofta en hänvisning till en annan handling snarare än handlingen själv. I bokföringslagens uppräkning av räkenskapsinformation ingår verifikationen (5 kap. 6 §) och handling m.m. som en verifikation hänvisar till (5 kap. 7 §), avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden samt övriga uppgifter som behövs för att kunna följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling.

Det betyder att även bakomliggande material blir räkenskapsinformation och omfattas av samma arkiveringskrav som verifikationerna. I praktiken ska avtal, fakturor, kvitton, följesedlar och liknande handlingar sparas och kopplas till rätt bokföringspost, till exempel genom att verifikationsnumret skrivs på handlingen eller att underlaget sorteras i samma ordning som bokföringen. Saknas kopplingen går det inte att visa vilken post handlingen hör till, även om både verifikation och underlag finns kvar.

Arkivering av verifikationer

Skatteverket anger att räkenskapsinformationen ska arkiveras i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet i minst sju år. Eftersom verifikationer och handlingarna de hänvisar till ingår i räkenskapsinformationen, gäller sjuårskravet dem. ”I ordnat skick” innebär i praktiken att en enskild verifikation ska kunna plockas fram utan att någon går igenom hela materialet, och ”på betryggande sätt” att informationen inte kan ändras eller försvinna oavsiktligt.

Kravet gäller oavsett om bokföringen förs på papper eller digitalt – även uppgifter på datamedia kan enligt Skatteverket vara räkenskapsinformation. Den som byter bokföringssystem eller lägger ner verksamheten måste därför säkerställa att verifikationer och hänvisade handlingar fortfarande kan läsas ut under hela arkiveringsperioden.

Arkiveringskrav enligt Skatteverket

Skilda typer av verifikationer – papper vs digitalt

• Papper — Behöver lagras i ordnat skick; ej lätt att ändra eller förlora

Vem ansvarar för verifikationerna?

Skatteverket är tydligt på den punkten: ”Tänk på att det är du som ansvarar för bokföringen! Även om du anlitar någon för att sköta din bokföring är det du som ansvarar för att bokföringen blir riktig. Detta ansvar kan du aldrig lämna ifrån dig.” Myndigheten rekommenderar därför att du ställer krav på din bokförare att förklara sådant du inte förstår, i stället för att utgå från att ansvaret har flyttats över tillsammans med uppdraget.

Skatteverket har ett praktiskt råd till den som lämnar bort bokföringen: sätt in underlagen i en pärm dag för dag, med en flik per dag, så att den som bokför kan registrera transaktionerna på rätt datum. Underlagen behövs också i andra sammanhang: leverantörer kan begära resultat- eller balansräkning för att bevilja förlängd kredittid, banken kan begära underlag vid exempelvis en checkkredit, och Skatteverket kräver ordning på bokföringen när moms, arbetsgivaravgifter och avdragen preliminär skatt redovisas i skattedeklarationen och när kontrolluppgifter och inkomstdeklaration lämnas.