Så hanterar du inköpsfakturor och attest

Därför är ordning på inköpsfakturor viktigt

Skatteverket: En fysisk person med enskild näringsverksamhet är bokföringsskyldig, medan aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar alltid är bokföringsskyldiga. Alla händelser av ekonomisk art som påverkar företagets ekonomi ska bokföras, till exempel förändring av tillgång eller skuld eller uppkommen inkomst eller utgift. Bokföringen ska normalt bygga på en skriftlig handling, ett underlag.

Ansvaret kan du inte lämna ifrån dig. Även om du anlitar någon för bokföringen är det enligt Skatteverket du som ansvarar för att den blir riktig. Kräv därför att din bokförare förklarar om du inte förstår. Ordning på underlagen sparar tid och pengar; varje minut du eller en redovisningskonsult lägger på att leta eller rätta kostar.

Ta emot och kontrollera fakturan vid ankomst

En faktura specificerar vad du ska betala; ett kvitto intygar att betalning skett. En fullständig faktura ska enligt Mervärdesskattelagen (1994:200) innehålla datum för utfärdandet, ett löpnummer som ensamt identifierar fakturan, säljarens momsregistreringsnummer, säljarens och köparens namn och adress, mängd och art för omsatta varor eller omfattning och art för tjänster, datum då omsättningen utförts eller slutförts om det skiljer sig från fakturadatumet, beskattningsunderlag för varje skattesats eller undantag, enhetspris exklusive skatt samt eventuell rabatt, tillämpad mervärdesskattesats och momsbeloppet som ska betalas. Vid undantag från skatteplikt ska fakturan hänvisa till relevant bestämmelse i mervärdesskattelagen, i rådets direktiv 2006/112/EG eller på annat sätt ange att omsättningen är undantagen.

Köparens momsregistreringsnummer ska anges vid omvänd moms. Enligt samma källa gäller det vanligtvis när köparen är ett företag i ett annat EU-land, eller när ett företag som säljer byggtjänster säljer till ett annat bolag som säljer byggtjänster. Om köparen utfärdar fakturan genom självfakturering ska uppgiften självfakturering finnas med.

Enligt Skatteverket gäller det andra EU-landets faktureringsregler vid inköp av varor från ett annat EU-land där du som köpare är skyldig att betala momsen och redovisar inköpet i fält 20 i momsdeklarationen. Det gäller oavsett om säljaren eller du genom självfakturering utfärdar fakturan. Kontrollera därför att fakturan följer reglerna i säljlandet och att momsen hanteras som omvänd betalningsskyldighet i din redovisning.

Sakgranskning – har vi fått det vi betalar för?

Sakgranskningen kontrollerar att fakturan är riktig i sak: Har varan eller tjänsten beställts? Har den levererats eller mottagits? Stämmer pris och mängd? Kort sagt: har vi fått det vi fakturerats för? Sakgranskningen ska göras före attesten.

Den utförs lämpligen av beställaren, projektledaren, en operativt ansvarig eller någon annan med god kännedom om leveransen. Enligt MediusGo kan endast en person sakgranska varje konteringsrad, men olika personer kan sakgranska olika rader på samma faktura.

Kontrolllista för inköpsfakturor innan attest

Attest – godkännande för betalning

Attest innebär att godkänna fakturan för betalning, vanligtvis med signatur eller digital bekräftelse, och medför ekonomiskt ansvar. Kort sagt: ska vi betala den här fakturan? Attesten görs efter sakgranskning och före betalning.

Attesten utförs av en chef eller annan person med budgetansvar, eller av någon som utsetts enligt företagets attestordning. Attestregler sätts upp utifrån vilken dimension som är atteststyrande och vilken beloppsgräns som gäller.

Bygg en attestordning som passar företaget

Beloppsgränser och attestvägar kan variera. Enligt MediusGo finns två grundtyper av attestregler: direkt attest, där en signatur krävs per konteringsrad, och attesthierarki, där flera signaturer per rad är möjliga. Attestreglerna knyts till den atteststyrande dimensionen och en beloppsgräns.

Om sakgranskning inte anses nödvändig kan systemsakgranskning användas. Då får alla konteringsrader signaturen SYSTEM för sakgranskning utan att fakturans innehåll granskas. Företagets ledning bestämmer hur fakturor ska granskas och godkännas; enligt samma källa kräver lagen tillförlitlig intern kontroll men säger inte exakt hur många som ska kontrollera varje faktura.

Direkt attest vs. attesthierarki – vilken passar ditt företag?

Systematisk sakgranskning – fördelar och nackdelar

Kontering och löpande bokföring av inköpsfakturor

Bokföringsskyldigheten innebär enligt Skatteverket att löpande bokföra alla affärshändelser så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbok) och systematisk ordning (huvudbok), att se till att det finns verifikationer för alla bokföringsposter och att arkivera räkenskapsinformationen i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet under minst sju år.

När du registrerar en inköpsfaktura behöver du bland annat kontera rätt momssats och motpart. Enligt mervärdesskattelagen ska fakturan ange tillämpad mervärdesskattesats och momsbelopp, vilket ger underlag för konteringen. Om du lämnar bort bokföringen rekommenderar Skatteverket att du sätter in underlagen varje dag i en pärm med en flik för varje dag, så att den som bokför lättare kan bokföra transaktionerna på rätt dag.

Arkivering av kvitton och underlag

Enligt Bokföringsnämnden (BFN) måste räkenskapsinformationen sparas i sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. För ett företag med räkenskapsår 1/7–30/6 innebär det att informationen måste sparas i sju år och sex månader. Bestämmelserna finns i 7 kap. bokföringslagen.

Ett mottaget papperskvitto får förstöras efter fotografering eller skanning om överföringen inte riskerar att ändra eller förstöra uppgifterna. Enligt 7 kap. 6 § bokföringslagen får en pappershandling förstöras endast om överföringen av räkenskapsinformationen, med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter, inte innebär risk för att informationen förändras eller försvinner.

Ett inköp som en anställd gör för företagets räkning är en affärshändelse i företaget, oavsett om den anställde betalar med företagets pengar eller kort eller med egna medel. Kvittot tillhör företaget och ska hanteras som om företaget självt gjort inköpet. Är kvittot digitalt ska företaget spara det i det elektroniska format kvittot hade när den anställde tog emot det.

Viktiga regler för bokföring och arkivering